Ayvens wil je beter leren kennen

Geef de UBO door. Veilig en helder!

Als financiële instelling zijn wij verplicht om de identiteit van onze klanten te controleren. Zo weten we met wie we zaken doen. Een veilig idee voor ons allemaal. Lees hier hoe je de UBO doorgeeft.

Scroll down for English

Hoe werkt het?

Je ontvangt een e-mail met het verzoek van ons om de Uiteindelijke Belanghebbende (UBO) van jouw organisatie door te geven. Ook kan het nodig zijn om extra informatie aan ons te leveren om inzicht te krijgen in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur.

Wat heb je nodig om te kunnen starten?

Inzicht in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van jouw organisatie
Een organogram van jouw organisatie (of samenwerkingsovereenkomst)
Het formulier uit de bijlage van de e-mail over de UBO.
KVK-nummer en naam van eventuele entiteiten met (in)direct belang
Volledige naam, geslacht, geboortedatum, nationaliteit en woonland van UBO(‘s)

Handig om alvast bij de hand te hebben bij het invullen van het formulier!

Wij vragen onder andere wie de UBO of pseudo-UBO van jouw organisatie is omdat wij van instanties moeten voldoen aan het 'ken-je-klant-beginsel' oftewel KYC (Know Your Customer). 'Ken je klant' is een onmisbaar onderdeel van een goede bedrijfsvoering. Wij moeten dit weten van niet alleen onze klanten, maar ook van de leveranciers, partners of alle anderen waar Ayvens een zakelijke relatie mee heeft of geld van krijgt of geld aan betaalt.

Waarom is het noodzakelijk om je te leren kennen?

De laatste jaren wordt er steeds meer nadruk gelegd op de noodzaak dat je je klant kent. De vraag die centraal staat is: Hoe integer zijn instellingen eigenlijk? Tijdens de economische crisis heeft het vertrouwen in financiële instellingen namelijk een flinke deuk opgelopen. In steeds meer sectoren groeit het besef dat een integere bedrijfsvoering onmisbaar is om het vertrouwen te winnen van consumenten, bedrijven en overheden. Ayvens heeft een bankvergunning. Daarom moet Ayvens zich dus houden aan bepaalde regels.

Hierom moet je de UBO aan ons doorgeven:

Het is een voorwaarde on een contract met ons te sluiten
Zonder deze informatie kun je geen auto leasen
Hoe sneller wij de nodige informatie hebben, hoe eerder wij je auto kunnen bestellen

Wie of wat zijn UBO's?

UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner(s)’. UBO’s zijn de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over jouw organisatie. Dit zijn bijvoorbeeld personen met meer dan 25% van de aandelen. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon. Dus nooit een bedrijf. Het kan ook dat er géén UBO is. In dat geval verstrek je de pseudo-UBO's. Hierbij gaat het om statutaire directie zoals de managing director en de financial director.

Hoe geef je de UBO door?

Vul het formulier uit de bijlage van de e-mail in
We vragen de gegevens van de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over jouw organisatie. Dit zijn bijvoorbeeld personen met meer dan 25% van de aandelen. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon.
Geen UBO? Geef dan de pseudo-UBO door. Bijvoorbeeld de statutaire directie zoals de managing director en de financial director.
Extra informatie nodig? Vul het organogram in.
Voeg dit als bijlage toe in de mail naar CDD@ayvens.nl.
Geen Nederlandse bankrekening voor ondertekening van het formulier?
Geen probleem. Je kunt het formulier ook printen en zelf ondertekenen. Vergeet niet een kopie legitimatiebewijs van de ondertekenaar(s) aan te leveren. De documenten mail je naar cdd@ayvens.nl.

Wat is het wettelijk kader? Om de integriteit van de financiële sector te bevorderen, zijn er internationale regels waar Ayvens zich aan moet houden. De regels staan in de wet en Toezichthoudende Autoriteiten toetsen hierbij regelmatig onze integriteit. Eerst waren deze regels met name voor banken, maar inmiddels gelden ze breder. Ayvens is wettelijk verplicht een 'ken uw klant - onderzoek’ uit te voeren. In Nederland staan de 'Ken je klant'-verplichtingen in: - de Wet op het financieel toezicht (Wft) - de Sanctiewet 1997 - en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) Waarom willen jullie Inzicht in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur? Afhankelijk van de rechtsvorm van jouw organisatie en vooronderzoek door onze analisten kan het nodig zijn om extra informatie aan te leveren. De informatie is benodigd om inzicht in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van jouw organisatie te krijgen. Denk hierbij aan het opvragen van een organogram of een samenwerkingsovereenkomst.Hoe merken onze relaties dat wij een 'Ken je klant onderzoek' doen? Bij voorkeur merken onze relaties niets van dit onderzoek. Wij maken gebruik van openbare bronnen om de juiste gegevens te achterhalen van de UBO’s en directeuren. Helaas staat niet alle informatie in openbare bronnen en dan is er geen andere optie dan jou als relatie te benaderen om aan onze plicht te voldoen. Dit doen we met een brief en een formulier. Deze mailen we. Jouw organisatie vult daarin in of er een belanghebbende is en vervolgens wie dat is (of zijn) in de organisatie. Ook kan het zijn dat je verzocht wordt om extra informatie aan te leveren. Voeg dit als bijlage toe in de mail naar CDD@ayvens.nl. Wanneer er sprake is van een UBO, moet Ayvens nader onderzoek doen in het UBO-register. Ayvens registreert de informatie en controleert of één van deze personen voorkomt op internationale sanctielijsten of in verband staat met witwassen of financiering van terrorisme.Wat gebeurt er als een UBO of directeur op een sanctielijst staat of in verband staat met witwassen of financiering terrorisme? Dan is het Ayvens verboden met die persoon zaken te doen.Bij wie kan ik terecht voor vragen over de UBO? Deze kun je stellen aan jouw contactpersoon bij Ayvens.

English version

You have been requested to inform us of the Ultimate Beneficial Owner (UBO) of your organisation. Furthermore, it may be necessary to provide additional information to understand the ownership and control structure. We ask, among other things, who the UBO, or pseudo-UBO, of your organisation is because authorities enforce us to comply with the “know your client” principle, which is also known as KYC (Know Your Customer). KYC has become a vital part of good business practice. We have to know this, not just of our clients, but also of the suppliers, partners and all others from whom Ayvens has a business relationship with or receives money or pays money to.

Why is it important? Over the past few years, the importance of KYC has been increasingly emphasised. The key issue here is: How honest are organisations really? During the economic crisis, the trust in financial institutions was damaged considerably. In an increasingly number of industries awareness is growing that an honest business practice is indispensable to win the trust of customers, companies and authorities. In addition, Ayvens has a banking licence. Therefore, Ayvens must abide by certain rules.

What is the legal framework? In order to advance the integrity of the financial sector, there are international rules with which Ayvens must comply. The rules are incorporated in legislation and supervisory authorities check our integrity in this regard. First, these rules applied mostly to banks, but now they apply to a wider range of institutions. Ayvens is legally obligated to conduct a ‘Know your customer check’. In the Netherlands, the KYC obligations have been incorporated in:

• the Financial Supervision Act (Wft - Wet op het financieel toezicht). • the Sanctions Act 1997. • the Money Laundering and Terrorist Financing (Prevention) Act (Wwft - Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme).

Who or what are UBOs? UBO is the abbreviation of Ultimate Beneficial Owner(s). A UBO is a stakeholder of an organisation and, therefore, the owner, a shareholder or someone with a large amount of control in the organisation. A UBO is always a natural person, never a company. There is also the possibility that there is no UBO. If there is no UBO, then you should provide the pseudo-UBO. This concerns statutory directors such as the managing director and the financial director.

Understand the ownership and control structure Depending on the legal form of your organisation and preliminary research by our analysts, it may be necessary to provide additional information. The information is required to understand your organisation's ownership and control structure. For example, requesting an organization chart or a partnership agreement.

How do our contacts become aware that we are conducting a 'know yor customer check'? Ideally, our contacts are not aware of the UBO check. We use public sources to ascertain the correct information of the UBOs and directors. Unfortunately, not all information can be found in public sources and then we have no other option than to contact you to comply with our obligation. We do this by letter and a registration form. We send these by e-mail. Your organisation fills in if there is a UBO and, subsequently, who that is (or they are) in the organisation. Additionally you might be requested to deliver more information regarding the ownership and control structure. Please include the attachment(s) via e-mail and send it to CDD@ayvens.nl. When there is a UBO, Ayvens will have to investigate the UBO register. Ayvens registers the information and checks whether one of these persons appears on international sanctions lists or has been connected to money laundering or financing terrorism.

What happens if a UBO or director is on a sanctions list or has been connected to money laundering or financing terrorism? Then, Ayvens is prohibited from conducting business with that person.

No Dutch bank account available to sign the form? No problem. It's also possible to print the UBO form and sign it yourself. Please do not forget to provide a copy of the identity card of the signatory(ies). Please send the documents to cdd@ayvens.nl.

Who can I contact if I have any questions? Your contact person will provide you with further information.