Car policy : des règles claires pour une collaboration harmonieuse

La car policy, non obligatoire mais contraignante

En tant qu’entreprise, vous n’êtes pas tenu d’établir une car policy, même si c’est recommandé. En spécifiant les règles relatives à l’utilisation de la voiture de société, la car policy évite les malentendus. Une fois rédigée et signée par le collaborateur, elle devient contraignante.

La car policy ne s’applique d’ailleurs qu’aux voitures de société également utilisées à titre privé. Les camionnettes et les poids lourds utilisés exclusivement à des fins professionnelles ne sont pas éligibles à la car policy. Il est alors préférable de miser sur la prévention et la sensibilisation à une conduite adaptée.

Que doit contenir une car policy ?

Une bonne car policy précise les conditions d’attribution d’une voiture de société, son utilisation et la marche à suivre en cas de dommages ou d’autres problèmes. Voici quelques éléments essentiels à inclure dans ce document :

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  Qui a droit à une voiture de société ? Quel est le budget alloué ?
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  Quel type de voiture est autorisé (ex. : voiture électrique ou hybride rechargeable) ?
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  Les collaborateurs peuvent-ils utiliser la voiture à l’étranger ?
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  Qui peut conduire la voiture ? Le conjoint et les enfants majeurs en ont-ils le droit ?
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  Quelles sont les règles en matière d’entretien, de réparations et de contrôle technique ?
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  Que faire en cas de panne, de vol ou d’accident ?
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  Qui se charge du suivi des entretiens et des changements de pneus ?
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  Quelles sont les règles relatives au carburant et à la recharge électrique, notamment à l’étranger où le collaborateur doit souvent en assurer lui-même les frais ?
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  L’interdiction de fumer, de consommer de l’alcool et d’utiliser le téléphone au volant : quelles sont les conséquences en cas d’infraction ?
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  Que devient le véhicule en cas d’absence prolongée (maladie, crédit-temps ou congé parental) ou de travail à temps partiel ?
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  Comment et quand restituer le véhicule en fin de contrat de travail ?
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  Que devient la borne de recharge à domicile à la fin du contrat de leasing ?

Cette liste est non exhaustive. Votre car policy peut être aussi détaillée que vous le souhaitez.

Mises à jour régulières : pas un luxe superflu

Le monde évolue rapidement : les règles fiscales, les normes environnementales et les innovations technologiques impactent votre flotte. Révisez régulièrement votre car policy afin qu’elle reste à jour. En tant qu’employeur, vous pouvez la modifier unilatéralement, mais cela pourrait être mal perçu. La voiture de société est aussi le véhicule familial de nombreux collaborateurs. Si, par exemple, vous décidez d’interdire son usage pour les vacances à l’étranger, cela aura un impact majeur.

Une communication claire sur la car policy est donc essentielle, surtout en cas de mise à jour. La plupart des entreprises choisissent de communiquer clairement ces changements via leur intranet, afin que tous les collaborateurs restent informés en permanence.

Nous vous aidons à élaborer votre car policy

Besoin de rédiger ou d’actualiser une car policy ? Ayvens vous aide volontiers. Que vous souhaitiez créer une car policy de A à Z ou simplement la mettre à jour, nous partageons votre réflexion.