À la fin du contrat, il est temps de dire au revoir à votre véhicule de leasing. Suivez les directives ci-dessous pour que le processus se passe le mieux possible et pour éviter les coûts supplémentaires.
- Demande
La demande de restitution s’effectue à l’aide du document de restitution. Un mois avant la date de fin du contrat, le conducteur recevra un e-mail contenant un lien vers un formulaire personnalisé, où figurera déjà le numéro d’immatriculation du véhicule concerné.
- Préparation de la restitution
Documents de bord
Le véhicule doit être restitué avec les documents de bord légalement obligatoires, à savoir le certificat d’immatriculation, le certificat de conformité européen ou, le cas échéant, une attestation de vol ou de perte valable au moins une semaine après la date de l’expertise. Le conducteur doit respecter la procédure (note de service DGJ/DJB-Autocrim-1018/07 de la Police Fédérale). Les documents de bord suivants doivent être présents lors de la restitution :
- le manuel du véhicule ;
- la carte d’assurance ;
- l’historique d’entretien (si disponible).
Accessoires
Tous les accessoires énumérés ci-dessous doivent aussi être présents lors de la restitution :
- toutes les clés d’origine ;
- tous les câbles de recharge présents à la livraison ;
- les accessoires fournis d’origine.
L’historique des appels et celui du GPS de l’ordinateur de bord doivent être supprimés avant la restitution. En cas de « véhicule connecté », déconnectez l’application du véhicule. Les accessoires montés par le locataire doivent être enlevés, sauf si le démontage risque d’endommager le véhicule. Tous les frais relatifs à des objets non restitués ou à des documents manquants seront portés en compte.
Pneus
Le véhicule doit être remis avec les pneus d’été d’origine. Il est permis de restituer un véhicule équipé de pneus hiver entre le 1er octobre et le 30 avril.
- Inspection
Pour garantir une évaluation correcte de l’état du véhicule, il importe que celui-ci fonctionne correctement, ne présente pas d’usure anormale ou de vice caché (vous trouverez la définition dans le document d’évaluation de Renta), et soit présenté dans un état propre, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur.
L’inspection se déroule généralement en l’absence du conducteur. Le cas échéant et selon la politique automobile, le gestionnaire de flotte peut indiquer dans My Ayvens si les conducteurs ont la possibilité de demander une inspection à distance. Dans ce cas, notre partenaire en expertise contactera le conducteur dans les 24 heures qui suivent la réception de la demande pour planifier un rendez-vous. La date de l’inspection ne sera définitive qu’une fois confirmée.
Un rapport d’expertise n’est considéré comme définitif que lorsque le gestionnaire de flotte a reçu le document.
- Dommages
L’évaluation des dommages s’effectue selon un système d’évaluation uniforme, élaboré par tous les membres de la Fédération belge des Loueurs de Véhicules, Renta. La norme Renta, tant pour les véhicules particuliers que pour les véhicules utilitaires, peut être consultée ici. Le système d’évaluation opère une distinction entre :
- Les dommages acceptables : usure normale ou dommages d’utilisation à la charge d’AXUS. Certains petits dommages sont acceptés, selon l’âge et le kilométrage du véhicule. Vous trouverez la définition dans le document d’évaluation de Renta.
- Les dommages non acceptables : dommages à la charge du locataire.
Si aucun dommage n’est constaté sur le véhicule, vous recevez le décompte final. Si des dommages sont constatés, ceux-ci seront facturés selon le montant total, après évaluation par l’équipe des dommages de fin de contrat d’Ayvens.
Les objets manquants peuvent être retournés dans les 10 jours qui suivent la réception de l’évaluation à : Ayvens Carmarket Asse (Z.4 Broekooi 280, 1730 Asse-Kobbegem).
- Restitution du véhicule.
La restitution du véhicule peut se faire à plusieurs endroits :
- Chez Ayvens Carmarket : le conducteur restitue le véhicule au Ayvens Carmarket, situé Z.4, Broekooi 280 à 1730 Asse-Kobbegem. Une inspection en présence du conducteur est possible à cet endroit, mais uniquement sur rendez-vous.
- Le cas échéant et selon la politique automobile, le véhicule peut aussi être restitué chez le concessionnaire ou sur le site de l’entreprise. En cas d’enlèvement du véhicule, les frais de transport seront facturés au locataire. Dans tous les cas, le conducteur reste responsable de l’état du véhicule jusqu’à l’établissement du procès-verbal de restitution par notre partenaire en expertise.
