Carta carburante aziendale: come funziona e vantaggi fiscali

Dal 2019 è stato introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica per le aziende, una misura che reso necessario pagare il rifornimento delle auto aziendali con un mezzo tracciabile per usufruire delle agevolazioni fiscali previste dalle leggi italiane. Ecco tutto quello che bisogna sapere sulle carte carburante aziendali, strumenti indispensabili per gestire le esigenze di mobilità dei dipendenti e dei collaboratori in modo efficiente, semplice e conveniente.

A partire dal 1° gennaio 2019 il carburante dei veicoli aziendali usati per le trasferte di lavoro non può essere più pagato in contanti, ma soltanto con un sistema di pagamento tracciabile. Si tratta dell’attuazione italiana della Direttiva europea 2014/55/UE, misure che prevedono specifici requisiti per la fatturazione elettronica e le detrazioni IVA relative alle spese aziendali. Se in passato era possibile pagare il carburante in contanti e utilizzare la scheda o tessera carburante aziendale in formato cartaceo, oggi l’importo dei rifornimenti delle vetture aziendali deve essere corrisposto con una carta carburante. Si tratta di una carta di credito o prepagata messa a disposizione dal datore di lavoro ai dipendenti, con la quale pagare gli acquisti di benzina e diesel presso le stazioni di servizio. La carta carburante aziendale può anche essere una carta multifunzione, quando oltre ai rifornimenti di combustibile permette di pagare anche altre spese per le trasferte lavorative, come i costi di pernottamento, i pasti in viaggio e i pedaggi autostradali. Questo metodo di pagamento garantisce il pieno controllo delle spese dei dipendenti, per monitorare i costi per il carburante e tutti gli altri importi. Ovviamente, è importante scegliere una carta carburante adatta alle proprie esigenze, con una copertura capillare nazionale e internazionale oltre a un adeguato servizio di reportistica integrato. Inoltre, alcune carte aziendali per il carburante possono essere usate anche per la ricarica delle auto elettriche, avvalendosi di un unico strumento per gestire i rifornimenti di combustibile e le ricariche dei veicoli elettrici.

In base al fornitore è possibile trovare diverse tipologie di carte carburante aziendali, ognuna delle quali presenta delle caratteristiche specifiche da valutare con attenzione per essere sicuri di scegliere il prodotto più indicato per le proprie necessità.

La carta carburante monomarca permette di effettuare rifornimenti presso le stazioni di un unico distributore. In genere, viene proposta dalle aziende petrolifere gratuitamente o con un costo ridotto, in quanto serve come strumento di fidelizzazione e garantisce alle compagnie acquisti regolari di combustibile. A fronte di una maggiore limitatezza, in quanto è possibile rifornire l’auto aziendale solo nelle strutture del distributore, è possibile usufruire di** sconti e vantaggi che premiano la fedeltà**. È una carta carburante aziendale da valutare se i dipendenti fanno rifornimento sempre nelle stesse stazioni di servizio, quindi se la mobilità aziendale prevede tragitti sempre uguali o brevi spostamenti.

La carta carburante multimarca è uno strumento che permette di fare il pieno all’auto aziendale presso vari distributori convenzionati, senza essere limitati a un unico brand. In questo modo è possibile beneficiare di maggiore libertà nella scelta della stazione di servizio, per rifornire la vettura dove la benzina, il diesel o il gas costa meno in quel momento. Le carte carburanti aziendali multimarca sono indicate per le aziende che cercano un** buon risparmio** sul prezzo del combustibile, per ridurre le spese di mantenimento della flotta. Inoltre, sono utili per fare rifornimento presso la struttura più vicina, una soluzione ottimale quando le trasferte di lavoro comportano tragitti e itinerari sempre diversi.

La carta carburante universale offre il servizio più completo per la gestione delle spese per le trasferte lavorative, in quanto permette di pagare qualsiasi spesa durante gli spostamenti dei dipendenti. In particolare, è possibile rifornire l’auto aziendale presso qualsiasi stazione di servizio, senza nessun vincolo in merito al distributore. Queste carte carburante aziendali sono fornite da aziende specializzate, con una compatibilità che dipende dal circuito utilizzato (Visa, MasterCard). Le carte universali aiutano a semplificare una serie di adempimenti contabili e fiscali, agevolando la fatturazione elettronica e la detrazione dell’IVA, inoltre consentono di pagare il carburante anche nelle trasferte all’estero.

La maggior parte delle carte carburante aziendali è monofunzione, poiché possono essere utilizzate esclusivamente per pagare i rifornimenti di combustibile. Si tratta di strumenti indicati per le aziende che devono gestire brevi spostamenti dei dipendenti, assicurandosi che possano fare il pieno all’auto aziendale quando necessario. In alternativa, le carte carburante aziendali multifunzione sono abilitate a vari tipi di utilizzo, con la possibilità di pagare non solo i rifornimenti ma anche spese alberghiere, ristoranti e altre necessità dei dipendenti in trasferta. Sono strumenti che consentono di gestire spostamenti più lunghi dei dipendenti, ad esempio le trasferte che durano più giorni o le esigenze di manager e dirigenti.

Al giorno d’oggi molte aziende preferiscono le carte carburante prepagate, strumenti semplici da utilizzare, sicuri e più economici. Queste carta richiedono minori garanzie, hanno costi fissi più bassi e in caso di furto non consentono di arrivare al conto aziendale, inoltre forniscono servizi di monitoraggio e reportistica online da remoto. Altrimenti, è possibile optare per una carta di credito per il carburante delle auto aziendali, ideale quando i dipendenti hanno bisogno di maggiore flessibilità a disposizione e limiti di spesa più elevati. Un’altra opzione sono le carte carburante con addebito su conto corrente, spesso abbinate a dilazioni di pagamento che possono arrivare fino a 30 o 45 giorni.

Le carte carburante aziendali assicurano innumerevoli vantaggi, per gestire le trasferte lavorative dei dipendenti in modo più efficiente, facile e conveniente. Analizziamo nel dettaglio tutti i benefici di questi strumenti.

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  Rispetto delle norme di legge: innanzitutto le carte carburante consentono di adeguarsi alle leggi europee e italiane, utilizzando uno strumento idoneo per pagare i rifornimenti di combustile.
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  Benefici fiscali: pagare il pieno delle auto aziendali con le carte carburante permette di recuperare fino al 40% dell’IVA, inoltre documentando le spese si possono dedurre le spese per il combustibile per il 20% in caso di veicolo aziendale ad uso promiscuo, oppure fino al 100% per le vetture aziendali ad uso strumentale.
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  Semplificazione degli adempimenti burocratici: con le carte carburante aziendali è possibile rendere più semplice la burocrazia, agevolando la fatturazione elettronica, la rendicontazione delle spese, le richieste di detrazioni e deduzioni fiscali e i rimborsi da corrispondere ai dipendenti come il fringe benefit.
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  Convenienza economica: una carta aziendale per il carburante garantisce un notevole risparmio, ad esempio accumulando sconti e usufruendo di promozioni dedicate, oppure spendendo meno per il combustibile grazie a prezzi più vantaggiosi.
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  Maggiore controllo delle spese aziendali: dotando i dipendenti di apposite carte carburante si possono controllare meglio le spese aziendali, per evitare frodi e aumenti indesiderati dei costi operativi. Tramite app e aree riservate via web si possono monitorare i pagamenti in modo accurato, ottenendo dati utili per implementare strategie di ottimizzazione e riduzione delle spese per il carburante.
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  Risparmio di tempo e risorse: le carte carburante aiutano a risparmiare tempo e risorse interne, automatizzando una serie di operazioni di rendicontazione, contabilizzazione e fatturazione dei costi per il combustibile, per concentrarsi su attività più proficue per la crescita dell’impresa.

Il noleggio a lungo termine è una formula perfetta per le flotte aziendali, in quanto aiuta le imprese a espandere il business e ottimizzare i costi. In particolare, tra le soluzioni per la flotta alcune compagnie propongono anche carte carburante per i clienti, con le quali i driver possono gestire i rifornimenti in Italia e all’estero in maniera semplice, veloce e conveniente. Con LeasePlan, leader globale nel campo della mobilità aziendale con oltre 50 anni di esperienza, è possibile usufruire di importanti vantaggi per gestire le flotte in modo più efficiente. Ad esempio, è possibile richiedere una carta carburante internazionale con servizi di reportistica, per avere sempre sotto controllo le spese per i rifornimenti, oltre a soluzioni dedicate per la telematica e la mobilità urbana.