Dienstwagenordnung und Fahrerregelungen

Setzt Ihr Unternehmen bei seinem Fuhrpark auf Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit, Image, Zufriedenheit oder eine Kombination davon? Ihre Regelungen zur Bereitstellung und Nutzung von Firmenwagen sind nicht nur für Ihr Unternehmen, sondern auch für seine Mitarbeiter essenziell.

Passend zu Ihrer Fuhrparkstrategie regelt Ihre Car Policy den Kreis der dienstwagenberechtigten Mitarbeiter, welche Fahrzeuge zur Auswahl stehen, wie sie beschafft und von Ihren Fahrern genutzt werden – und was Ihr Unternehmen das Ganze kostet. Deshalb müssen Sie die Car Policy auch regelmäßig überprüfen. Eins ist klar: Es gibt keine Standard-Dienstwagenordnung, die allen Unternehmen gerecht wird.

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Car Policy den strategischen Schwerpunkt Ihres Fuhrparks und somit alle wichtigen allgemeinen Regelungen Ihres Unternehmens zur Dienstwagenüberlassung vollständig abbildet.
• Setzen Sie sich intensiv mit den Kriterien auseinander, nach denen Ihre Mitarbeiter ihr Fahrzeug auswählen dürfen: Antriebsart, Fahrzeugtyp, Hersteller und Modell sowie Pflichtausstattung etc.
• Kalkulieren Sie passende Referenzkosten, die Ihren Mitarbeitern für ihre Dienstwagenkategorie als Budget zur Verfügung stehen, und überprüfen Sie auch diese regelmäßig.
• Formulieren Sie Regelungen, die bei der dienstlichen und privaten Dienstwagennutzung für alle Fahrer generell gelten, wie z. B. zum Bezug von Kraftstoff oder Reifen oder zur Fahrzeugrückgabe.

Was gehört in Ihre Car Policy? Nutzen Sie unsere „Beispielstruktur einer vollständigen Car Policy“ und erfahren Sie, wie Sie eine erfolgreiche Dienstwagenordnung erstellen.

Dürfen Ihre Mitarbeiter ihren Firmenwagen auch privat nutzen? Entscheidend für ihren Nutzungsumfang ist, was sich Ihr Unternehmen die Zufriedenheit seiner Mitarbeiter kosten lässt.

Einen vom Arbeitgeber finanzierten Firmenwagen nach eigenen Wünschen zu konfigurieren und auch privat zu nutzen, ist für viele Mitarbeiter attraktiv und lukrativ. Auch, weil sie ihr privates Budget noch weniger belasten, wenn ihr geldwerter Vorteil bei elektrisch betriebenen Fahrzeugen statt mit 1 Prozent nur mit 0,5 oder 0,25 Prozent vom Bruttolistenpreis berechnet wird.

• Legen Sie in Ihrer Car Policy zunächst die Voraussetzungen und dann den Umfang der Firmenwagen-Privatnutzung durch Ihre Mitarbeiter fest. Dies ist wichtig, um die Kosten durch die private Nutzung für Ihr Fuhrparkbudget zu kalkulieren. Außerdem schaffen Sie durch Regelungen in Ihrer Car Policy haftungs- sowie steuer- und sozialversicherungsrechtliche Klarheit.
• Nutzen Sie Dienstwagenüberlassungsverträge ergänzend zum Arbeitsvertrag, damit Ihre Fahrer ihre Pflichten bei der Nutzung ihres Dienstwagens einhalten.
• Stellen Sie einen Steuerrechner bereit, der Ihren Mitarbeitern zeigt, wie hoch ihr Nettogehalt bzw. -lohn nach Abzug der Dienstwagen-Pauschalsteuer ist.

Vier wichtige Aspekte der Firmenwagen-Privatnutzung Erfahren Sie hier, wie Sie die Firmenwagen-Privatnutzung für Ihr Unternehmen am besten regeln.

Wissen Ihre Fahrer, wie sich die Höhe der Steuern berechnet, die sie für die private Nutzung ihres Dienstwagens zahlen? Stellen Sie Ihren Fahrern einen Firmenwagenrechner zur Pauschalbesteuerung zur Verfügung. Informieren Sie Ihre Fahrer, wie sie mit ihrer Wahl von Fahrzeugantrieb, art und -ausstattung selbst Einfluss auf die Steuerhöhe nehmen können.

Nutzen Ihre Fahrer ihren Dienstwagen privat, haben sie einen geldwerten Vorteil, den sie als Bestandteil ihres Gehalts versteuern müssen. Dabei sind die Höhe des Bruttolistenpreises inklusive Sonderausstattung des Fahrzeugs und die einfachen Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte maßgeblich für die Höhe ihres geldwerten Vorteils.

Fahrer von E-Fahrzeugen – insbesondere von vollelektrischen – können noch bis Ende 2030 dank staatlicher Förderung CO₂-armer Autos von reduzierten Pauschalsteuersätzen profitieren.

• Für rein elektrische Fahrzeuge bis zu einem Bruttolistenpreis von maximal 100.000 € gelten Steuersätze von 0,25 Prozent sowie 0,0075 Prozent pro Entfernungskilometer.
• Für rein elektrische Fahrzeuge über 100.000 € und für Plug-in-Hybrid-Fahrzeuge mit rein elektrischer Mindestreichweite von 80 km oder einem maximalen CO₂-Ausstoß von 50 g/km gelten Steuersätze von 0,5 Prozent und pro Entfernungskilometer0,015 Prozent.
• Die übliche 1-Prozent-Regelung gilt weiterhin für Verbrennerfahrzeuge und 0,03 Prozent für damit gefahrene Entfernungskilometer.

So sehen Ihre Fahrer, was unterm Strich übrigbleibt Mit unserem aktuellen Firmenwagenrechner für Pauschalbesteuerung können Ihre Fahrer schnell und einfach die Kosten ihrer privaten Dienstwagennutzung für alle Antriebsarten – mit und ohne eigene Zuzahlung – berechnen.

Was erlaubt Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern bei der Dienstwagenüberlassung und welche Pflichten haben sie? Mit Dienstwagenüberlassungsverträgen setzen Sie für beide Parteien eine rechtlich bindende Vereinbarung auf.

Dienstwagenüberlassungsverträge sind das Herzstück der Vertragsbeziehung zwischen Arbeitgeber und Dienstwagennutzern.

In Dienstwagenüberlassungsverträge gehören klare Regelungen ohne Interpretationsspielraum, schließlich müssen Sie die Interessen Ihres Arbeitgebers und Ihrer Fahrer wahren.

Basieren Sie Ihre Vertragsklauseln auf Ihrer Car Policy. Der Umfang von dienstlicher und privater Nutzung und die Übernahme der Betriebskosten durch den Arbeitgeber oder den Arbeitnehmer sollten zu Ihrer Fuhrparkausrichtung passen.

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  Aus welchen Gründen kann Ihr Arbeitgeber die Dienstwagenüberlassung widerrufen?
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  Sind Mitarbeiter berechtigt, ihr Fahrzeug für Privatfahrten zu benutzen?
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  Welche Personen dürfen Mitarbeiter in ihrem Dienstwagen mitnehmen oder ihr Fahrzeug sogar selbst fahren lassen?
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  Welches Verhalten ist bei der Fahrzeugnutzung strengstens untersagt?
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  Wie müssen sich Ihre Fahrer im Falle eines Unfalls verhalten?
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  Wer haftet für Schäden am Fahrzeug bei betrieblichen und privaten Fahrten und nach welchem Grad des Verschuldens?

Was gehört in einen Dienstwagenüberlassungsvertrag?Jetzt informieren und Mustervertrag herunterladen

Möchte Ihr Unternehmen auch nicht dienstwagenberechtigte Mitarbeiter durch einen Firmenwagen motivieren? Für dieses Ziel können Sie Ihren Arbeitgeber mit der Einführung eines Gehaltsumwandlungsmodells unterstützen.

Eine Gehaltsumwandlung ermöglicht es denjenigen Mitarbeitern ohne Dienstwagenberechtigung, über ihren Arbeitgeber Firmenfahrzeuge zu seinen Konditionen anzuschaffen und für Privatfahrten zu nutzen. Durch die Verwendung ihres Bruttogehalts müssen die Mitarbeiter weniger Gehalt, stattdessen aber ihren geldwerten Vorteil aus der Firmenwagenprivatnutzung versteuern.

Bedenken Sie, dass für die Einführung eines Gehaltsumwandlungsmodells eine rechtliche Prüfung aus Arbeitgeber- und Arbeitnehmersicht zwingend erforderlich ist.

• Aus Mitarbeitersicht stellt sich die Frage, welche Alternative die günstigere ist: die Anschaffung eines Privatfahrzeugs oder die Anschaffung eines Firmenfahrzeugs per Gehaltsumwandlung.
• Aus Arbeitgebersicht entsteht ebenfalls Klärungsbedarf zur lohnsteuer-, sozialversicherungs- und umsatzsteuerrechtlichen Behandlung dieses Gehaltsbestandteils. Und auch zum Verbleib der Fahrzeuge, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Wie funktioniert die Gehaltsumwandlung genau? Und was sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei der Gehaltsumwandlung beachten?

Möchten Sie Streitigkeiten zwischen Fahrern und Unternehmensleitung vermeiden und beide Parteien bei ihren Belangen bestmöglich unterstützen? Nutzen Sie unser „Recht im Fuhrpark“, um sich im Dschungel der rechtlichen Regelungen zur Dienstwagenbereitstellung und -überlassung sicher zu bewegen.

Das Verhalten Ihrer Dienstwagenfahrer sowie unternehmensinterne und gesetzliche Regelungen fordern von Fuhrparkverantwortlichen, rechtssicher zu agieren. Deshalb sollten Sie die zentralen rechtlichen Aspekte der Bereitstellung und Nutzung von Dienstwagen kennen. Antworten auf wichtige Fragestellungen finden Sie in unserer sechsteiligen Reihe „Recht im Fuhrpark“ – mit Handout zum Herunterladen.

• Car Policy und Dienstwagenüberlassungsvertrag als Grundlage der Firmenwagennutzung: Wie unterscheiden sich Dienstwagenordnung und Dienstwagenüberlassungsvertrag und welche Klauseln dürfen nicht fehlen?
• Die Nutzung des Dienstwagens: Welche Rechte, Pflichten und Beschränkungen gibt es bei der (privaten) Nutzung? Unter welchen Umständen kann Ihr Arbeitgeber die Dienstwagenüberlassung widerrufen?

Erfahren Sie alles über die wichtigsten rechtlichen Aspekte der Bereitstellung und Nutzung von Dienstwagen.

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  Die Haftung des Dienstwagenberechtigten bei Dienst- oder Privatfahrten: In welchem Umfang haften Ihre Fahrer für Beschädigungen an ihrem Fahrzeug?
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  Eignung zum Führen eines Kraftfahrzeugs und Führerscheinkontrolle: Wie kommen Sie Ihrer gesetzlichen Halterpflicht zur regelmäßigen Führerscheinkontrolle nach?
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  Ordnungswidrigkeiten und Strafverfahren: Welche Konsequenzen entstehen Ihren Fahrern bei Fahrverbot und Entzug der Fahrerlaubnis?

Weitere Fragen und Antworten auf rechtliche Fragen bei der beruflichen und privaten Dienstwagennutzung.

Gefährdungshaftung, Haftungsverteilung und Regressansprüche im Innenverhältnis: Wer haftet in welcher Höhe für entstandene Schäden, wenn Ihre Firmenfahrzeuge an einem Verkehrsunfall beteiligt sind?

Erfahren Sie mehr zum Thema Schadenersatz bei Verkehrsunfällen.

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  Sachschäden: Was sollten Sie beachten, um Ansprüche auf Schadenersatz für Ihre Firmenfahrzeuge geltend zu machen?
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  Personenschäden: Was sollten Sie beachten, um Ansprüche auf Schmerzensgeld für Ihre Fahrer geltend zu machen?

Erfahren Sie, wie Sie Ansprüche auf Schadenersatz für Ihre Firmenfahrzeuge und Schmerzensgeld für Ihre Fahrer geltend machen.

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  Starten Sie mit der Überprüfung von Car Policy und Dienstwagenüberlassungsvertrag.
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  Stellen Sie Ihrer Geschäftsleitung ein Modell zur Gehaltsumwandlung vor.
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  Informieren Sie Ihre Fahrer über die Besteuerung ihres geldwerten Vorteils bei der Firmenwagenprivatnutzung.
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  Laden Sie unsere hilfreichen Tipps herunter: Alle Downloads auf einen Blick