Gestione delle multe sulla flotta aziendale: come funziona con il noleggio

Quando un’auto aziendale a noleggio viene fotografata da un autovelox o rileva una violazione al Codice della Strada senza contestazione immediata, il verbale generalmente arriva alla società di noleggio in quanto intestataria del veicolo. Da qui parte una procedura precisa, disciplinata dall’art. 126-bis del Codice della Strada, che coinvolge la società di noleggio, l’azienda cliente e il dipendente alla guida. Capire come funziona permette di strutturare una procedura interna efficiente e di evitare sanzioni aggiuntive per ritardi nella comunicazione.

Indice dei contenuti

• 1.
  1.
  Come funziona la comunicazione dei dati del conducente
• 2.
  2.
  La gestione delle multe nella car policy aziendale
• 3.
  3.
  Il servizio Ayvens per la gestione delle multe in flotta
• 4.
  4.
  Domande frequenti sulla gestione delle multe in flotta

Nel noleggio a lungo termine, il veicolo rimane di proprietà di Ayvens, che risulta intestataria della targa e della carta di circolazione. La notifica dei verbali può avvenire secondo due diverse modalità.

Nel primo caso, il verbale viene notificato direttamente ad Ayvens in qualità di intestataria del veicolo. In tale circostanza, la società provvede alla registrazione della sanzione e all'avvio della procedura di comunicazione e/o rinotifica nei confronti del cliente utilizzatore.

Nel secondo caso, qualora il locatario sia correttamente registrato nell'Archivio Nazionale dei Veicoli ai sensi dell'articolo 94, comma 4-bis, del Codice della Strada, le autorità competenti possono notificare direttamente il verbale al locatario. In questa eventualità, la gestione della sanzione avviene direttamente tra il destinatario e l'ente accertatore, senza l'intervento di Ayvens.

L’autorità accertante, oltre a notificarlo direttamente alla società locataria per effetto dell’art 94., può notificare il verbale all’intestatario della targa, che è Ayvens. La società di noleggio ha poi un termine per comunicare i dati del conducente o della società locataria all’organo accertatore. La responsabilità della violazione è del locatario a seguito dell’aggiornamento dell’art 196 del Codice Della Strada secondo cui, per i veicoli in locazione senza conducente, l’onere della sanzione ricade sull’utilizzatore al momento dell’infrazione.

I tempi prescritti dall’attuale codice della strada, relativamente alle modalità di notifica delle contravvenzioni, sono i seguenti:

• •
  90 giorni di tempo, hanno le Autorità per far pervenire alla Ayvens la contravvenzione. I giorni si contano dalla effettiva data dell’infrazione;
• •
  60 giorni di tempo ha Ayvens per notificare alle Autorità i dati del trasgressore (Locatario). I 60 giorni si contano a partire dalla data del timbro di ricezione del verbale presso gli uffici di Ayvens. Questa comunicazione è obbligatoria per le infrazioni che comportano decurtazione di punti dalla patente. Per le infrazioni senza decurtazione dei punti (es. sosta vietata senza altro addebito), la comunicazione non è obbligatoria ma rimane la prassi nei contratti NLT per consentire l’addebito corretto al conducente.
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  90 giorni di tempo hanno le Autorità per far pervenire al trasgressore il verbale in originale presso la Sua sede. I 90 giorni si contano dal momento in cui le Autorità ricevono la comunicazione dei dati locatario inviata da Ayvens. A seguito di rinotifica da parte della società di noleggio il locatario riceve l’originale del verbale da parte delle autorità.

A questo punto il trasgressore ha 60 giorni di tempo per pagare o contestare il verbale; il verbale potrà essere pagato in misura ridotta del 30% dell’importo entro 5 giorni dal ricevimento dello stesso.

Non possono essere oggetto di rinotifica i verbali relativi ad infrazioni dei regolamenti comunali, aree verdi, parcheggi privati, al demanio delle capitanerie di porto e notifiche da parte di enti stranieri, i verbali all'estero.
Questi verbali vengono pagati direttamente dalla società di nolegigo Ayvens e, successivamente, addebitati al Cliente anche dove è contrattualmente prevista la rinotifica.

Ayvens, ricevuto il verbale, sulla base della data dell’infrazione identifica il locatario tramite consultazione del proprio gestionale e comunica i dati alle autorità competenti. È prevista una gestione personalizzata di rinotifica diretta all’utilizzatore o all’assegnatario del veicolo di una società qualora la società locataria ne faccia esplicita richiesta. L’azienda deve avere una procedura interna per identificare rapidamente il conducente: chi gestisce il parco auto (fleet manager o HR) deve sapere quale veicolo fosse assegnato a quale dipendente nel giorno e nell’ora dell’infrazione.

Il verbale viene notificato al cliente e se non intende contestarlo deve essere pagato entro i termini previsti.

Qualora il pagamento non venga effettuato, il locatario può incorrere in sanzioni amministrative o atti con maggiorazione di importo (ingiunzioni, cartelle di pagamento) a suo carico da parte dell’ente di riscossione (art. 126-bis CdS).

Se il locatario ritiene che la sanzione non sia corretta (errore di targa, segnaletica non presente, modello non corretto etc.) può presentare ricorso in autonomia secondo le modalità e i tempi previsti dalla normativa alle autorità competenti (Giudice di Pace, Prefetto).

Una car policy efficace include una sezione dedicata alle infrazioni che definisce:

• Chi riceve la comunicazione da Ayvens (fleet manager, HR o responsabile amministrativo). • Come identificare il conducente: registro delle assegnazioni veicolo aggiornato con date e orari, o sistema di tracciamento tramite app aziendale. • I tempi di risposta interni: il dipendente deve confermare i propri dati entro 48–72 ore dalla richiesta interna, per garantire il rispetto dei 60 giorni complessivi. • Le responsabilità economiche: chi paga la sanzione pecuniaria (nella maggior parte delle car policy, il dipendente) e cosa succede in caso di mancata comunicazione.

Il fleet manager è il punto di coordinamento tra Ayvens, il dipendente e l’amministrazione. Deve avere accesso aggiornato all’elenco delle assegnazioni veicolo e ai log di utilizzo, e deve poter rispondere tempestivamente alle richieste di comunicazione. La piattaforma MyAyvens può offrire al fleet manager o ai dipendenti utilizzatori dei veicoli un supporto per la consultazione dei verbali.

Ayvens offre un servizio di gestione centralizzata delle infrazioni per le flotte aziendali. Il servizio include:

• ricezione e registrazione di ogni verbale transitato da Ayvens e non notificato direttamente al cliente, per effetto dell'art. 94; • comunicazione all’azienda con i dettagli dell’infrazione; • inoltro della comunicazione all’organo accertatore nei termini previsti.

Il servizio è accessibile tramite MyAyvens, dove il fleet manager può visualizzare in tempo reale lo stato di ogni verbale ricevuto.

La piattaforma MyAyvens offre una reportistica delle infrazioni aggregata per veicolo, conducente e periodo. Questo permette al fleet manager di identificare conducenti con frequenza elevata di infrazioni e di intervenire con formazione o revisione dei termini della car policy. La reportistica è anche utile per l’HR in caso di contestazioni disciplinari legate al comportamento di guida.