Il giorno della consegna della tua auto Ayvens: ecco cosa aspettarti

Il giorno della consegna dell’auto a noleggio a lungo termine è un momento che molti conducenti affrontano senza sapere esattamente cosa aspettarsi. Eppure, è uno dei momenti più importanti dell’intero ciclo del noleggio: quello in cui si formalizza lo stato iniziale del veicolo, si ricevono i documenti e si accede ai servizi digitali. Sapere cosa controllare e cosa richiedere prima di firmare il verbale di consegna protegge sia il conducente che la società di noleggio da contestazioni future. Questa guida spiega come funziona la consegna di un’auto NLT, con le verifiche che vale sempre la pena fare.

Indice dei contenuti

• 1.
  1.
  Come funziona il giorno della consegna dell’auto a noleggio?
• 2.
  2.
  Cosa controllare al momento della consegna
• 3.
  3.
  I documenti che ricevi alla consegna
• 4.
  4.
  L’attivazione dei servizi digitali Ayvens
• 5.
  5.
  Consegna per le flotte aziendali: cosa cambia
• 6.
  6.
  Domande frequenti sulla consegna dell’auto a noleggio

La consegna di un’auto in noleggio a lungo termine è un’operazione formale che richiede mediamente 30-45 minuti. Non è semplicemente “il ritiro delle chiavi”: è la firma di un verbale di consegna che fotografa lo stato del veicolo nel momento esatto in cui passa in uso al conducente. Quel documento sarà determinante al momento della restituzione.

Con il noleggio a lungo termine esistono due modalità principali di consegna. La consegna presso un centro convenzionato è la più comune: il veicolo viene preparato e consegnato in una delle oltre 3.500 officine e concessionarie convenzionate Ayvens sul territorio. La consegna a domicilio permette di ricevere il veicolo direttamente all’indirizzo indicato (abitazione, sede aziendale, ufficio): è disponibile su richiesta in fase di quotazione ed è particolarmente utile per le consegne aziendali o per chi non può spostarsi. In entrambi i casi la procedura di verifica è la stessa: il verbale di consegna si firma indipendentemente da dove avviene la consegna.

I tempi di consegna variano in base a due fattori principali: se il veicolo è ordinato ex novo al costruttore o se è disponibile in stock.

Per un veicolo ordinato su specifica (colore, allestimento, optional personalizzati), i tempi di produzione e consegna variano da 8 a 16 settimane a seconda del costruttore e del periodo. Per i veicoli già disponibili in stock Ayvens - nuovi ma già acquistati e preallestiti - i tempi si riducono significativamente, generalmente a 4-5 settimane. Il referente commerciale comunica la data di consegna prevista al momento della firma del contratto.

Il verbale di consegna è il documento più importante del giorno della consegna. Riporta lo stato del veicolo in quel momento esatto: chilometri, livello carburante, presenza di eventuali danni estetici preesistenti. Qualsiasi danno non riportato nel verbale di consegna potrebbe essere contestato alla restituzione. Vale la pena prendersi il tempo necessario per farlo bene.

Prima di firmare il verbale, verifica:

• Chilometraggio: l’odometro dovrebbe segnare pochi km (tipicamente sotto i 100 km per un veicolo nuovo, qualche centinaio per i veicoli provenienti da stock o da trasporti lunghi). Controlla che il valore coincida con quello riportato nel verbale. • Livello carburante o carica batteria: il veicolo viene consegnato con il serbatoio parzialmente pieno rifornito. Verifica e fai annotare il livello sul verbale. • Carrozzeria: ispeziona sistematicamente tutta la carrozzeria alla luce naturale, girando intorno al veicolo. Cerca graffi, ammaccature, segni di trasporto. Qualsiasi difetto, anche minimo, va fotografato e fatto riportare sul verbale prima della firma. • Interni: controlla sedili, plancia, tappetini, vano bagagli. Eventuali macchie o danni preesistenti vanno segnalati. • Vetri e specchietti: schegge o incrinature sui cristalli vanno riportate. Sono elementi che spesso passano inosservati e che possono generare contestazioni alla restituzione.

Verifica che il veicolo sia dotato di tutto l’equipaggiamento previsto dalla legge e dal costruttore. In Italia sono obbligatori: triangolo di emergenza, giubbotto o gilet ad alta visibilità. Verifica anche la presenza del cric e attrezzi se il modello prevede una ruota di scorta, oppure del kit riparazione gonfiabile (sempre più comune sui veicoli moderni al posto della ruota di scorta). Chiedi esplicitamente al consegnatario se non sai dove si trovano: ogni modello ha una collocazione diversa.

Un’auto a noleggio lungo termine viene consegnata con due set di chiavi. Se ne ricevi solo uno, segnalalo immediatamente: il secondo potrebbe essere stato trattenuto per errore o non essere ancora disponibile. La mancanza del secondo set va risolta prima di lasciare il punto di consegna, non dopo. Controlla che il libretto d'uso e manutenzione sia presente nel vano portaoggetti, nel portabagagli o in formato digitale: contiene informazioni sui tipi di carburante, sulla pressione degli pneumatici e sugli intervalli di manutenzione specifici per quel modello. ​

Oltre alle chiavi, al verbale di consegna e alla lettera di consegna, al momento del ritiro dell’auto ricevi un insieme di documenti che è importante conservare con cura per tutta la durata del contratto.

Il libretto di circolazione (o Documento Unico di Circolazione, DUC) del veicolo in noleggio è intestato alla società di noleggio, non al conducente: questo è normale e non impatta sull’uso quotidiano. Va tenuto a bordo del veicolo in ogni momento. Il contrassegno assicurativo (l’attestazione che l’RCA è attiva) è incluso nel canone, salvo che il veicolo sia autoassicurato: verifica che la data di scadenza riportata sia coerente con la durata del contratto. Il documento assicurativo è disponibile anche in formato digitale: chiedi come accedervi tramite app o portale.

Dovresti avere già firmato il contratto prima della consegna. Le condizioni economiche firmate sono il riferimento in caso di qualsiasi contestazione futura, conservale in luogo sicuro, non solo in formato digitale.

Il manuale d’uso del veicolo riporta informazioni fondamentali per la gestione quotidiana: tipo di carburante, pressione corretta degli pneumatici, significato delle spie sul cruscotto, intervalli di manutenzione raccomandati. Su un’auto a noleggio molti di questi elementi sono già gestiti dal noleggiatore, ma conoscerli è utile per capire quando contattare l’assistenza. Conserva il manuale a bordo del veicolo per tutta la durata del contratto.

Con il noleggio a lungo termine Ayvens l’accesso al portale MyAyvens viene attivato contestualmente firma del contratto del veicolo: dal primo giorno è possibile gestire la maggior parte degli aspetti operativi del contratto direttamente dal sito.

MyAyvens è disponibile come portale web. L’accesso avviene tramite le credenziali comunicate da Ayvens al momento della firma del contratto (email e password iniziale). Al primo accesso viene richiesto di impostare una password personale. Se le credenziali non sono state ricevute o non funzionano, contatta il servizio clienti Ayvens prima della consegna

Dal momento della consegna, tramite MyAyvens è possibile:

• prenotare un tagliando o un intervento di manutenzione presso un centro convenzionato; • segnalare un guasto o richiedere il soccorso stradale; • visualizzare i dati del contratto (canone, scadenza, chilometraggio residuo); accedere ai documenti assicurativi; • gestire le comunicazioni con il servizio clienti; • visualizzare e pagare le fatture mensili.

Familiarizzare con l’app nelle prime settimane di utilizzo rende molto più semplice la gestione di qualsiasi situazione imprevista durante il contratto.

Quando un’azienda riceve più veicoli nell’ambito di un contratto di flotta, la gestione delle consegne richiede una coordinazione aggiuntiva rispetto al noleggio individuale.

Per le flotte aziendali le consegne possono avvenire in modo scalato nel tempo (man mano che i veicoli si rendono disponibili) o in modo concentrato (tutti i veicoli consegnati entro una finestra temporale definita). Il fleet manager è il punto di contatto tra l’azienda e Ayvens per il coordinamento: riceve le comunicazioni sullo stato di ogni ordine, le date di consegna previste e gestisce l’assegnazione dei veicoli ai singoli dipendenti. Per le grandi flotte, Ayvens mette a disposizione strumenti di reportistica su MyAyvens per monitorare lo stato di consegna di ogni veicolo in tempo reale.

Auto a uso promiscuo 22092025Per le auto assegnate in uso promiscuo ai dipendenti, l’azienda deve decidere se il dipendente indicato nell’ordine ritira il veicolo autonomamente (presentandosi al punto di consegna con codice fiscale e patente in corso di validità) o presso il domicilio o in azienda, se il servizio è previsto da quotazione. In entrambi i casi, il dipendente o il delegato che firma il verbale di consegna se ne assume la responsabilità: è importante che sia informato su cosa controllare e su come funzionano i servizi Ayvens prima del ritiro. La car policy aziendale dovrebbe includere indicazioni specifiche sulla procedura di consegna e sui controlli da effettuare.