Regelung der Zuzahlung oder Ausschüttung bei der Dienstwagenwahl

Häufig weichen die Mobilitätsbedürfnisse von Mitarbeitern vom Mobilitätsangebot ihres Arbeitgebers ab: Einige Ihrer Fahrer möchten mehr Ausstattung und alternative Modelle für ihr Wunschauto. Andere Mitarbeiter sind mit kleineren Fahrzeugen oder ganz ohne Dienstwagen zufrieden.

Wünsche bei der Dienstwagenwahl individuell zu verhandeln, ist nicht im Sinne eines effizienten Fuhrparkmanagements. Treffen Sie daher klare Regelungen, in welchem Rahmen Sie Ihren Dienstwagennutzern Abweichungen vom vorgesehenen Dienstwagenangebot und -budget gestatten.

Die strategische Ausrichtung Ihrer Car Policy kommt im Idealfall beiden Seiten bei der Auswahl von Dienstwagen entgegen: sowohl den Interessen Ihres Unternehmens als auch denen der Mitarbeiter. Ihre Aufgabe als Fuhrparkmanager ist es, die Interessen beider Zielgruppen zu kennen, möglichst gut miteinander zu vereinbaren und klare Regelungen für Abweichungen vom Dienstwagenbudget aufzustellen.

Wie sehr Mitarbeiter ihren Dienstwagen schätzen und ggf. von ihrem Referenzbudget abweichen wollen, hängt von ihren individuellen Mobilitätsbedürfnissen, eigenen wirtschaftlichen Interessen und ihrer persönlichen Haltung zum Auto ab.

Wenn Ihr Unternehmen seinen dienstwagenberechtigten Mitarbeitern finanzielle Spielräume gewährt, indem sie Referenzraten über- oder unterschreiten oder auf einen Dienstwagen verzichten dürfen, ist es wichtig, dass Ihren Fahrern bewusst ist, welchen „Preis“ sie aus ihrem privaten Budget für Ratendifferenzen zahlen.

Bei Unterschreiten der Referenzrate, z. B. durch die Wahl günstigerer Modelle oder Verzicht auf einen Dienstwagen als Gehaltsbestandteil, erhält der Arbeitnehmer meist einen Prozentsatz des nicht genutzten Referenzratenanteils als monatliche Bruttozulage ausgezahlt. Im besten Fall für den Arbeitnehmer sind dies 100 %, im schlechtesten Fall erfolgt keine Ausschüttung.

Wenn Fahrer ihre Referenzraten überschreiten, weil sie z. B. hochwertigere Fahrzeuge, als ihrer Dienstwagenkategorie entspricht, wählen, entstehen ihnen zusätzliche Kosten aus der Ratendifferenz. Diese müssen sie privat aus ihrem Nettogehalt tragen. Gleichzeitig reduzieren Zuzahlungen ihren zu versteuernden geldwerten Vorteil.

Die User-Chooser-2026-Dataforce-Studie bestätigt, dass bei der Dienstwagenwahl u. a. die Marke sowie Fahrkomfort und Ausstattung zu den Präferenzen von Dienstwagenfahrern gehören.

Laut Dataforce-Studie verfügen die User Chooser bei der Auswahl der Fahrzeuge meist über große Freiheiten innerhalb ihrer finanziellen Grenzen. Allerdings leistet die Mehrheit, nämlich 81 % der User Chooser, keine Zuzahlung.

Unter den Befragten, die eine Zuzahlung für ihr Fahrzeug leisten,

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  haben 42 % eine Einmalzahlung von durchschnittlich 2.750 € geleistet.
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  zahlen 56 % einen monatlichen Betrag von durchschnittlich 210 €.

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  Individuelle, von ihrer vorgesehenen Dienstwagenkategorie abweichende Wünsche Ihrer Dienstwagennutzer – wie zusätzliche Sonderausstattung, alternative Modelle oder gar ein Dienstwagenverzicht – können zu Über- oder Unterschreitungen ihrer Referenzraten führen und damit finanzielle Spielräume für Fahrzeugbudgets erforderlich machen.
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  In Übereinkunft mit den Interessen Ihres Arbeitgebers genehmigen Sie in Ihrer Car Policy mögliche Abweichungen von der vorgesehenen Dienstwagenkategorie: Konkretisieren Sie die dafür vorgesehenen finanziellen Spielräume, d. h., ob und in welcher Höhe Mitarbeiter Zuzahlungen bei Budgetüberschreitungen leisten dürfen. Und ob und in welcher Höhe sie an Einsparungen partizipieren.
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  Diese vier Fragen zu finanziellen Spielräumen sollte Ihre Car Policy konkret beantworten:

  • 1.
    1.
    Dürfen Ihre Dienstwagennutzer zusätzliche Sonderausstattungen oder alternative Modelle auswählen und eine daraus resultierende Ratendifferenz selbst tragen bzw. erhalten sie eine Ausschüttung vom Arbeitgeber?
  • 2.
    2.
    Sind einmalige oder monatliche Zuzahlungen durch Ihre Dienstwagenfahrer – auf einen maximalen Betrag begrenzt – möglich?
  • 3.
    3.
    Unter welchen Voraussetzungen können dienstwagenberechtigte Mitarbeiter auf einen Dienstwagen ohne oder mit (begrenzter) Ausschüttung verzichten?
  • 4.
    4.
    Ist ein Widerruf des Verzichts auf einen Dienstwagen möglich?

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  Um ihr Wunschauto unabhängig von ihrer vorgesehenen Dienstwagengruppe zu realisieren, sind Fahrer häufig bereit, eine eigene Zuzahlung zu leisten. Wichtig ist, dass sie ihr privates Budget nicht überstrapazieren. Dafür hat auch Ihr Arbeitgeber Sorge zu tragen.
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  Selbst wenn bei Budgetunterschreitungen Ihr Arbeitgeber seinen Mitarbeitern nicht den vollen Ratendifferenzbetrag kompensiert, kann der Verzicht auf die komplette Nutzung der Referenzrate oder ein Dienstwagenverzicht für sie zufriedenstellend sein, wenn dieser ihren Mobilitätspräferenzen mehr zusagt. Mitarbeiter sollten jedoch immer die finanziellen Auswirkungen kalkulieren, die eine Abweichung von ihrem vorgesehenen Dienstwagenbudget für sie bedeutet. Unser Firmenwagenrechner zeigt ihnen, was unterm Strich übrigbleibt.

User-Chooser-2026-Dataforce-Studie