Aan het einde van het contract is het tijd om afscheid te nemen van je leasewagen. Volg onderstaande richtlijnen om het proces zo vlot mogelijk te laten verlopen en extra kosten te vermijden.
- Aanvraag
De aanvraag voor teruggave verloopt via het restitutieformulier. Eén maand voor de einddatum van het contract ontvangt de bestuurder via e-mail een link naar een gepersonaliseerd formulier, dat al is ingevuld met de nummerplaat van het voertuig in kwestie.
- Klaarmaken voor inlevering
Boorddocumenten
Het voertuig moet ingeleverd worden met de wettelijke boorddocumenten, namelijk het inschrijvingsbewijs en het Europees gelijkvormigheidsbewijs, of – indien van toepassing – met een attest van diefstal of verlies dat minstens één week geldig blijft na de datum van de expertise. De bestuurder volgt hierbij de procedure (dienstnota DGJ/DJB-Autocrim-1018/07 van de federale politie).
Volgende boorddocumenten moeten bij de teruggave aanwezig zijn:
- handleiding van het voertuig
- verzekeringsbewijs
- onderhoudshistoriek (indien beschikbaar)
Toebehoren
Alle onderstaande toebehoren moeten ook aanwezig zijn bij de teruggave:
- alle originele sleutels
- alle laadkabels die bij de aflevering aanwezig waren
- de oorspronkelijk geleverde accessoires
Vóór inlevering moet de telefoon- en gps-geschiedenis uit de boordcomputer verwijderd worden. In het geval van een ‘connected car’ moet de applicatie losgekoppeld worden van het voertuig. Door de huurder gemonteerde toebehoren moeten verwijderd worden, tenzij de demontage schade aan het voertuig zou veroorzaken. Alle kosten voor niet-gerestitueerde toebehoren of ontbrekende documenten worden in rekening gebracht.
Banden
Het voertuig moet ingeleverd worden met de originele zomerbanden. In de periode van 1 oktober tot 30 april mag het voertuig ook met winterbanden ingeleverd worden.
- Inspectie
Om de staat van het voertuig correct te kunnen beoordelen, is het belangrijk dat het voertuig naar behoren functioneert, geen abnormale slijtage of verborgen gebreken vertoont (de definitie hiervan vind je in het evaluatiedocument van Renta) en in nette staat wordt aangeboden. Het voertuig moet zowel vanbinnen als vanbuiten volledig schoon zijn.
We voeren de inspectie standaard uit zonder dat de bestuurder aanwezig is. Indien van toepassing en afhankelijk van de car policy, kan een fleetmanager in My Ayvens aangeven of bestuurders de mogelijkheid krijgen om een inspectie op afstand aan te vragen. In dat geval neemt onze inspectiepartner binnen 24 uur na ontvangst van de aanvraag contact op met de bestuurder om een afspraak in te plannen. De datum van inspectie is pas definitief zodra deze bevestigd is.
Het expertiseverslag wordt pas als definitief beschouwd wanneer de fleetmanager het document heeft ontvangen.
- Schade
De beoordeling van de schade gebeurt volgens een marktuniform evaluatiesysteem, opgesteld door alle leden van de Belgische beroepsvereniging van voertuigverhuurders, Renta. De Rentanorm voor zowel personenwagens als utilitaire voertuigen vind je hier.
Het evaluatiesysteem maakt een onderscheid tussen:
- aanvaardbare schade: normale slijtage of gebruiksschade, ten laste van AXUS. Een aantal kleine schades wordt aanvaard, afhankelijk van de leeftijd en het aantal kilometers van het voertuig. De definitie vind je in het evaluatiedocument van Renta.
- niet-aanvaardbare schade: schade ten laste van de huurder.
Als er geen schade aan het voertuig is, ontvang je de eindafrekening. Wordt er schade vastgesteld, dan wordt deze gefactureerd op basis van het totaalbedrag, na beoordeling door het Ayvens End of Contract Damages Team.
Ontbrekende items kunnen binnen tien werkdagen na ontvangst van de evaluatie worden teruggestuurd naar Ayvens Carmarket Asse (Z.4 Broekooi 280, 1730 Asse-Kobbegem)
- Inlevering van de wagen
De teruggave van het voertuig kan op verschillende locaties:
- Bij Ayvens Carmarket: de bestuurder levert het voertuig in bij Ayvens Carmarket, Z.4, Broekooi 280, 1730 Asse-Kobbegem. Inspectie in aanwezigheid van de bestuurder is op deze locatie mogelijk, uitsluitend op afspraak.
- Indien van toepassing en afhankelijk van de car policy, kan de teruggave ook plaatsvinden bij de dealer of het bedrijf van de bestuurder. Wanneer het voertuig wordt opgehaald, worden de transportkosten doorberekend aan de huurder. In elk geval blijft de bestuurder verantwoordelijk voor de staat van het voertuig tot onze expertisepartner het verslag van teruggave heeft opgesteld.
- Tip!
Meld schade zodra deze zich voordoet en plan herstellingen onmiddellijk. Dat kan makkelijk via My Ayvens. Dit is de beste manier om bijkomende kosten op het einde van het contract te vermijden.
