Indemnités kilométriques : solution simple… ou fausse bonne idée pour l’entreprise ?
À l’heure du télétravail, de la pression sur les coûts et de la transition énergétique, certaines entreprises pourraient envisager de laisser les collaborateurs utiliser leur véhicule personnel, indemnisé via des indemnités kilométriques (IK). Retrouvez plus d'informations dans cet article !
Faut-il encore mettre des voitures à disposition des collaborateurs ?
À l’heure du télétravail, de la pression sur les coûts et de la transition énergétique, la question peut se poser dans les entreprises.
Plutôt que de gérer une flotte en location longue durée (LLD), certaines pourraient envisager de laisser les collaborateurs utiliser leur véhicule personnel, indemnisé via des indemnités kilométriques (indemnisation forfaitaire du véhicule de fonction).
Une solution qui semble séduisante à première vue… mais qui mérite d’être analysée au-delà des apparences.
Faisons le point.
La tentation des IK…
Les indemnités kilométriques peuvent apparaître comme une solution plus simple :
- pas de véhicules à commander, ni à restituer
- pas de contrats à relire, signer et piloter
- pas de flotte à gérer au quotidien
Dans un contexte de télétravail accru et de diversification des solutions de mobilité, les IK donnent le sentiment d’une plus grande flexibilité. Elles permettent également de réduire les coûts fixes (loyers de véhicule) et de les transformer en coûts variables, directement corrélés aux kilomètres réellement parcourus.
Au-delà des coûts, le recours aux indemnités kilométriques est aussi parfois perçu comme un moyen de restreindre la Car Policy et ainsi la charge administrative associée à la flotte.
Mais cette lecture reste partielle.
Pourquoi les indemnités kilométriques sont souvent une fausse bonne idée ?
Derrière leur simplicité apparente, les indemnités kilométriques masquent plusieurs angles morts.
Le premier concerne le coût réel. Le barème kilométrique intègre l’amortissement du véhicule, le carburant, l’entretien et l’assurance. Mais pour l’entreprise, ce coût devient peu pilotable. Il dépend notamment :
- du comportement individuel du collaborateur
- du type de véhicule utilisé
- de son ancienneté
- et du volume de déplacements
Résultat : un coût variable… mais difficilement maîtrisable dans le temps.
S’ajoutent ensuite des enjeux de responsabilité. L’usage du véhicule personnel dans un cadre professionnel ne supprime pas la responsabilité de l’employeur, qui demeure tenu à une obligation de prévention et de sécurité des déplacements. Or, dans un modèle reposant sur les indemnités kilométriques, l’état du véhicule ou encore le respect des obligations réglementaires (assurance, contrôle technique…) échappent en grande partie au contrôle de l’entreprise.
Par ailleurs, les IK ne veulent pas dire zéro charge administrative. Ces indemnités étant en partie défiscalisées, l’entreprise doit collecter et conserver des justificatifs : trajets effectués, motifs des trajets, dates, kilomètres parcourus, caractéristiques du véhicule. Et attention aux erreurs et abus, seuls certains trajets sont éligibles. Par exemple, un trajet domicile-travail n’entre pas dans le cadre des indemnités kilométriques.
Enfin, les indemnités kilométriques s’accordent difficilement avec une stratégie RSE structurée. Elles favorisent un parc hétérogène et souvent vieillissant. Comment décarboner ses déplacements sans maîtriser le type de véhicules utilisés ? Une pratique peu compatible avec des objectifs de réduction des émissions de gaz à effet de serre.
Autrement dit, derrière une apparente simplicité, les IK engendrent des risques fiscaux, juridiques et financiers.
Pourquoi la LLD reste un modèle plus sécurisant pour l’entreprise ?
À l’inverse, la location longue durée repose sur une logique de structuration et de pilotage.
Elle offre une véritable visibilité budgétaire. Les loyers sont connus à l’avance, les coûts sont lissés dans le temps. Le TCO peut être suivi précisément et de manière consolidée. Cette visibilité est un atout majeur dans un contexte économique exigeant.
La LLD permet également de sécuriser l’entreprise sur les plans juridiques, réglementaires, assurantiels.
Elle facilite le renouvellement du parc, limite le vieillissement des véhicules et accélère l’intégration de motorisations plus vertueuses. Avec la LLD, les modes de déplacements des collaborateurs ne sont pas subits, ils sont pilotés.
Enfin, et contrairement à certaines idées reçues, la LLD n’est pas un modèle rigide. Durées, kilométrages, services associés, changement de véhicules : les solutions actuelles permettent d’adapter la flotte avec réactivité aux usages réels des collaborateurs.
IK ou LLD : et si la bonne formule dépendait des usages ?
La question n’est donc pas de savoir s’il faut choisir entre indemnités kilométriques ou LLD de manière exclusive.
Les IK peuvent avoir du sens pour des usages très occasionnels ou des populations spécifiques.
Mais dès lors que la mobilité devient un outil de travail régulier, qu’elle engage la responsabilité de l’entreprise et qu’elle s’inscrit dans une trajectoire de transition énergétique, la LLD reste le modèle le plus robuste.
Le véritable arbitrage ne se joue pas entre deux modes de remboursement.
Il se joue entre une gestion ponctuelle et opportuniste des déplacements et une stratégie de mobilité pilotée, capable de concilier maîtrise des coûts, sécurité des collaborateurs et performance durable.
