My Ayvens

Hoe maak ik een My Ayvens-account aan? Had je al een My ALD- of My LeasePlan-account? Dan hoef je geen nieuw account aan te maken. Je logt gewoon in met je e-mailadres en wachtwoord. Heb je nog nooit een account gehad? Vul dan je e-mailadres in op de inlogpagina en klik op 'registreer account'. Hoe voer ik een bestuurderswissel door? Ga naar ‘Langetermijncontracten’, gebruik de zoekbalk bovenaan om het gewenste contract te vinden, klik op de drie puntjes en kies ‘Bestuurderswissel’ in het menu. Volg de stappen in het zijpaneel. Zorg ervoor dat de bestuurder al is aangemaakt in My Ayvens bij het bedrijf dat het voertuig levert. Is dat niet het geval? Maak de bestuurder dan eenvoudig aan in het menu ‘Gebruikers beheren’. Hoe maak ik een afspraak voor onderhoud? Ga naar ‘Langetermijncontracten’, gebruik de zoekbalk bovenaan om het gewenste contract te vinden, klik op de drie puntjes en kies 'Maak afspraak' in het menu. Volg de stappen in het zijpaneel. Bij een agendapictogram kun je rechtstreeks de agenda van de partner raadplegen en er een afspraak in boeken. Als wagenparkbeheerder kun je de afspraken van je bestuurders raadplegen in het gedeelte ‘Afspraken’ van het menu ‘Contracten’. Hoe geef ik een ongeval aan? Ga naar ‘Langetermijncontracten’, gebruik de zoekbalk bovenaan om het gewenste contract te vinden, klik op de drie puntjes en kies ‘Ongevalsaangifte indienen’ in het menu. Volg de stappen in het nieuwe venster dat wordt geopend. Hoe raadpleeg ik een matrix en vraag ik een contractwijziging aan? Ga naar ‘Langetermijncontracten’, gebruik de zoekbalk bovenaan om het gewenste contract te vinden, klik op de drie puntjes en kies 'Contractdetails wijzigen' in het menu. Volg de stappen in het zijpaneel. Je kunt ook de matrix raadplegen, als die beschikbaar is in je contract. De matrix is ook op elk moment terug te vinden in het tabblad ‘Documenten’ van het contract.Hoe reserveer ik een huurwagen voor korte termijn? Ga naar ‘Kortetermijncontracten’ en klik op de knop 'Nieuw korte termijnvoertuig' bovenaan de lijst. Zoek een rit, selecteer een voertuigcategorie en klik op ‘Reservering starten’. Volg de stappen in het zijpaneel. Zorg ervoor dat de bestuurder al is aangemaakt in My Ayvens bij het bedrijf dat het voertuig levert. Is dat niet het geval? Maak de bestuurder dan eenvoudig aan in het menu ‘Gebruikers beheren’. Hoe configureer ik de Lease Configurator? Ga naar de instellingen rechtsboven in de applicatie, selecteer ‘Lease Configurator’, doorloop alle instellingen en configureer ze naar wens. Deze instellingen bepalen hoe je bestuurders de Lease Configurator te zien krijgen. Let op: elk bedrijf heeft zijn eigen instellingen. Beheer je meerdere bedrijven? Pas de instellingen dan voor elk bedrijf afzonderlijk aan. Als wagenparkbeheerder heb je een volledig overzicht van het wagenpark. Wil je zien wat een bestuurder ziet, gebruik dan ‘connect as user’. Deze optie heb je voor elke aangemaakte bestuurder bij ‘Gebruikers beheren’, onder de drie puntjes en ‘connect as user’. Hoe geef ik een werknemer toegang tot de Lease Configurator? Ga naar ‘Gebruikers beheren’ en vervolgens naar ’Lease Configurator toegang beheren’. Gebruik de zoekbalk bovenaan om de gewenste gebruiker te vinden, klik op de drie puntjes en selecteer 'Toegang beheren' in het menu. Volg de stappen in het zijpaneel. Je kunt een gebruiker onmiddellijk toelaten of hem op een ander tijdstip automatisch toegang verlenen. Hoe weet ik of mijn bestuurder toegang heeft tot de Lease Configurator? Ga naar ‘Gebruikers beheren’ en vervolgens naar ’Lease Configurator toegang beheren’. Gebruik de zoekbalk bovenaan om de gewenste gebruiker te vinden. In het raster vind je alle relevante informatie over de toegangsstatus van een bestuurder. Hoe maak ik een offerte? Ga naar ‘Lease Configurator’ en kies vervolgens 'Offerte aanmaken'. Zoek de betreffende bestuurder en klik op 'Selecteer merken en modellen'. Selecteer het gewenste merk en model, en klik op 'Zoeken'. Kies vervolgens het gewenste voertuig, klik op ‘Configureren’ en configureer je voertuig. Hoe werkt de Confirm Flow? Met de Confirm Flow valideren en ondertekenen we digitaal. Heeft een bestuurder zijn keuze bevestigd, dan controleert Ayvens of de configuratie correct is. Zodra dit is gebeurd, kun je de details controleren en de offerte ondertekenen. Wil je dat de bestuurder eerst de bevestiging doorloopt? Geef dat dan aan in de instellingen. Hoe krijg ik toegang tot mijn rapporten en hoe kan ik ze exporteren? Ga naar ‘Rapporten’, zoek het gewenste rapport en klik op het icoon 'Rapport genereren' om het te downloaden. Bij sommige rapporten kun je een periode selecteren. Let wel: deze periode is momenteel beperkt tot 13 maanden. Je kunt deze periode toepassen in elk gewenst jaar. Hoe krijg ik toegang tot mijn facturen en hoe kan ik ze exporteren? Ga naar ‘Finance > Facturen’, gebruik de zoekbalk bovenaan om de gewenste factuur te vinden, klik op de drie puntjes en download je factuur als pdf- of csv-bestand. Wanneer je meerdere facturen selecteert, gebruik je de bulkactieknop om te bepalen hoe die facturen worden verwerkt. Download het zipbestand dat is aangemaakt in het tabblad ‘Bulk downloads’.

Hoe maak ik een afspraak voor onderhoud? Ga naar je contracten en selecteer het gewenste voertuig, klik vervolgens op de knop ‘Actie’ in de rechterbovenhoek en selecteer ‘Maak afspraak’. Volg de stappen. De serviceplanner ondersteunt momenteel onze partners die periodiek onderhoud en technische of spoedreparaties uitvoeren. Zie je een agendapictogram bij het gekozen resultaat, dan kun je direct een afspraak boeken in de agenda van de partner. Na het boeken ontvang je een bevestigingsmail. Bovendien krijg je 24 uur voor aanvang van de afspraak een herinnering. Hoe geef ik een ongeval aan? Ga naar ‘Ongevallen > Ongeval aangeven’ en volg de stappen op het Ubench-platform. Hoe raadpleeg ik de gegevens van mijn voertuig? Ga naar je contracten en selecteer het gewenste voertuig. Klik vervolgens op het tabblad ‘Voertuig’ bovenaan om naar de voertuigdetails te gaan. Hoe maak ik een offerte? Ga naar “Lease Configurator > Offerte aanmaken > Selecteer merken en modellen’ om de gewenste voertuigen te selecteren en klik op ‘Zoeken’. Selecteer het gewenste voertuig en kies een van de mogelijke configuraties door op ‘Configureren’ te klikken. Configureer je voertuig. Je kunt later elke configuratie wijzigen. Ze worden automatisch opgeslagen. Zodra je een configuratie bevestigt, kun je geen andere voertuigconfiguratie starten, tenzij je de vorige verwijdert. Welke documenten kan ik opvragen/downloaden? Ongevalsaangifte, verzekeringsbewijs, verblijfsvergunning, schadevrijverklaring en technische keuring. Hoe raadpleeg ik mijn retributies? Ga naar je contracten en selecteer het gewenste voertuig. Klik bovenaan op ‘Voorgeschoten retributies’ om naar de retributielijst te gaan. Hoe raadpleeg ik mijn energietransacties? Ga naar je contracten en selecteer het gewenste voertuig. Klik vervolgens bovenaan op ‘Energy’ om naar de lijst met energietransacties te gaan.